Så blir Sidas arbete för Agenda 2030 snabbare och mer innovativt

På Sveriges biståndsmyndighet Sida såg man ett behov av att öka takten i genomförandet av Agenda 2030, och att snabba på den egna förändringsresan mot en mer modern myndighet.

Kund: Sida
Vi arbetade med: Innovationslabb, Framsyn och spekulativ design, Bygga designförmåga

Skynda på arbetet mot Agenda 2030

Sedan hösten 2019 har Antrop arbetat tätt tillsammans med Sida för att stötta dem med innovationsledning och att etablera Sida Lab – en frizon för att testa, lära och utveckla nya metoder och arbetssätt inom myndigheterna och med strategiska partners.

Sida är myndigheten vars mål är att bidra till bättre levnadsvillkor för människor som lever i fattigdom och förtryck. Arbetet är viktigare än någonsin och har samtidigt blivit alltmer komplext. Väpnade konflikter, klimatförändringar och humanitära kriser ökar i omfattning och pågår längre. Här spelar Sida en viktig roll för att sammanföra olika aktörer, bygga nya sorters partnerskap och skapa förutsättningar för förändring. Samtidigt ser man att arbetet inte är tillräckligt, det finns ett behov av nya metoder för att skynda på arbetet med att nå målen i Agenda 2030. Man behöver stöd i att skapa förutsättningar för innovativa lösningar, innovationsledning och en effektiv process för testande, utvecklande och lärande.

Innovationslabb och förbättrade arbetssätt

Klas Waldenström är ansvarig för satsningen på Sida. Han berättar om vad man vill uppnå med innovationslabbet.

— När vi startade Sidalabbet var det för att det ska hjälpa till att utveckla verksamheten, höja innovationsnivån i vardagen, och ge medarbetarna utrymme att utforska och testa. Vi visste när vi påbörjade projektet att om vi fortsätter att arbeta på samma sätt som vi har gjort tidigare kommer vi inte att lyckas nå våra mål.

Hur har samarbetet med Antrop sett ut?

— Antrops flexibilitet och kunskap har gjort att labbet har kunnat utvecklas i den takt som varit nödvändig utifrån Sida som organisation. De satte sig snabbt in i verksamheten och vågade ta upp de frågeställningar som behövs för att utmana oss och Sida att tänka nytt. Antrop har även delat med sig av erfarenheter från tidigare uppdrag för att sätta våra utmaningar i ett sammanhang så att vi lättare kunnat ta ställning när vi har kommit till ett vägval, berättar Klas Waldenström.

Vägen till ett fungerande labb

För att forma vad labbet ska bidra med i organisationen och hur man ska arbeta började processen med att Antrop och samarbetspartnern PA Consulting gick igenom ett antal steg i en utforskande fas:

Tillsammans med Sida sattes vision och effektmål för labbet.
Därefter intervjuades Sidamedarbetare om deras nuläge och behov framåt för att göra en behovskartläggning.
En hypotes definierades kring vad ett Sida Lab ska göra och vad det ska bidra till.
Sedan testades hypoteserna i ett antal labbprojekt där medarbetare från Sida och strategiska partners inkluderades.
Under processens gång bekräftades behovet av labbet men det blev också tydligt att det är utmanande att arbeta med en snabbfotad innovationsprocess i en verksamhet som är så starkt präglad av sin roll som analyserande expertmyndighet med behovet av att “inte göra fel”.

“Bra idéer och insikter kan komma från många olika håll. Tjänstedesign hjälper till att lyfta fram fler röster och perspektiv på hur vi kan utveckla verksamheten. Men det kan vara svårt ibland för oss som experter att släppa garden och erkänna att det finns mycket vi inte vet och behöver ta reda på när vi utvecklar.”

Klas Waldenström, programledare Sida

En frizon för att testa, lära och utveckla

Sidalabbet ska fungera som en fredad zon, där deltagare kan kliva ur sin ordinarie roll och vara med och utveckla verksamheten och biståndet. Ett sammanhang där eventuella felsteg ses som tillfälle för lärande.

Sanne Blylod, digital förändringsledare på Sida berättar vad som är kärnan i det nya arbetssättet.

— Utgångspunkten är att vi samlar några utvalda personer kring en utmaning eller outforskad möjlighet. Personerna ska helst komma från flera delar av verksamheten, vara olika personlighetstyper och ha varierande infallsvinklar och roller. Tillsammans utforskar de ett problem, kommer med idéer och testar lösningar. Här skapas ett rum att vara flexibel och att misslyckas. Man testar, itererar och testar igen, och lär sig hela tiden. Processen går snabbt i jämförelse med hur man annars arbetar inom myndigheten. På några veckor eller månader ska arbetet vara klart, berättar Sanne Blylod.

Bygga kapacitet och stötta med innovationsledning

För att biståndet ska förändras på sikt räcker det inte att innovera i projektform. Om förändringen ska bli varaktig och ha effekt på större delar av verksamheten krävs kapacitetsbyggande – att skapa förutsättningar för att det nya arbetssättet med Sida Lab når ut till majoriteten av medarbetarna och stöttas av chefer och beslutsfattare.

Genom att kontinuerligt arbeta med att förankra Sida Lab inom myndigheten – exempelvis hålla utbildningar på Sidas årliga lärveckor, arrangera en Hack Day (en dag där man arbetar tillsammans med ett specifikt problem), skapa en fysisk labbyta och löpande utvärdera och visa på effekten av de olika labben – skapas nyfikenhet och insikt om hur värdefullt labbandet är. Både för organisationen och biståndet i stort.

– Det finns en nyfikenhet och stort intresse hos medarbetarna på Sida att arbeta på det här sättet och ett behov av att jobba mer med design thinking, säger Maria Klint, tjänstedesigner på Antrop som har arbetat med Sida Lab sedan starten hösten 2019.

Vilka resultat har man sett av arbetet?

— Sedan starten har vi genomfört ett 20-tal innovationslabb som handlat om allt från den gröna omställningen inom textilsektorn i Bangladesh till hur Sida som organisation arbetar med kunskapsinhämtning i en värld där förändring sker i en allt snabbare takt, säger Maria Klint, tjänstedesigner på Antrop.

Det nya arbetssättet har väckt ett stort intresse internt och gick snabbt gått från att vara ett sidoprojekt till ett etablerat förändringsprogram och något Sida vill satsa på framåt.

— Fler och fler internt vill arbeta på det här sättet, man ser ett ökat intresse både inom Sida och även från partners. Utöver innovationerna i projekten så är den förflyttningen i organisationen ett värdefullt resultat – viljan och kapaciteten att arbeta på nya sätt – säger Maria Klint, tjänstedesigner på Antrop.

Vilka är de viktigaste lärdomarna ni har dragit från projektet?

— Innovation och designprocesser är utmanande, och det tar lång tid för en värdestyrd organisation att greppa hur det kan vara relevant för verksamheten. Sida har tidskrävande processer och det måste vi förhålla oss till utan att tappa energin, vilket Antrop hjälper oss med, berättar Klas Waldenström.

Genomförda och pågående Sidalabb:

Genomförda och pågående Sidalabb:

Diaspora Fundraising Platform:

En digital plattform för att möjliggöra för den afrikanska diasporan i Norden, alltså de afrikaner som genom folkförflyttning flyttat från Afrika till andra delar av världen under senare århundraden, att göra investeringar i hållbara projekt i sina hemländer.