Hur skapar vi lyckade hybrida workshops för alla?

Många går nu tillbaka till kontoret, medan vissa forsätter arbeta på distans. Här uppstår behovet av hybrida möten och workshops. Men hur får vi dessa tillfällen att bli både kreativa och värdefulla för deltagarna, oavsett var de befinner sig?

Behovet av hybrida kreativa workshops kommer att öka nu när pandemin har skakat om vårt sätt att arbeta. En hybrid workshop innebär att vissa deltagare är med fysiskt i samma rum medan andra deltar digitalt via en skärm. På Antrop arbetar vi dagligen i workshops tillsammans med våra kunder. Vi har börjat testa olika sätt att göra dessa så värdefulla som möjligt för deltagarna. Under pandemin när möten var helt digitala pratade vi mycket om "digital first". Men gäller det även för hybrida möten och workshops?

Så lyckas du med hybrida workshops

Maria Klint, facilitator och tjänstedesigner och Beata Wickbom, digital strateg och expert på digitala möten, har båda gedigen erfarenhet av facilitering med digitala verktyg. De delar här med sig av tips, tankar och test att utföra själv framåt.

Börja med att ha hygienfaktorerna på plats

Det gäller att ha hygienfaktorerna på plats. Dessa är desamma som i välfungerande digitala möten, alltså att ha en bra uppkoppling, ljud, ljus, skärmdelning, att ha video på och endast sätta sig på "mute" om det är nödvändigt. Det bör finnas möjlighet att mötas i mindre grupper i så kallade breakout-rooms, vi behöver ha en chat-funktion, och tydliga riktlinjer för att ta eller få ordet. Här finns fler tips för lyckade digitala workshops.

Facilitering och gruppdynamik

Oavsett vilket workshop-format vi arbetar med kommer det att vara avgörande att vi designar efter arbetsgruppen - både dess individer och dynamik. Hybridmöten är ett mer eller mindre nytt format för de flesta vilket kan skapa en osäkerhet. Ta till exempel hänsyn till detta när du designar mötet:

  • Ett nytt team, eller en grupp som inte känner varandra sedan tidigare, kommer att ha behov av tydligare ledarskap och riktlinjer för att känna sig trygga att bidra. Här blir facilitatorrollen och fördelning av ordet avgörande.
  • Ett etablerat och välfungerande team däremot, behöver få utrymme att frångå riktlinjer och agendor. De bör ha möjligheten att vara spontana.

Förberedelser och förväntningar

Sätt rätt förväntningar innan workshopen. Är det "digital first" som gäller eller designar vi för dem som deltar i samma fysiska rum? När deltagarna har rätt förväntningar inför workshopen har de också förståelse för de val som tas av facilitatorn, och för tekniska begränsningar.

Att ha hybrida informationsmöten där alla sitter runt ett bord är en sak. I den typen av möten kommer hygienfaktorer som facilitering och teknik (ljud, ljus och bild) att bli de viktigaste pusselbitarna.

Men hur gör vi när vi vill skapa ett utrymme för kreativitet, samskapande och nytänkande i workshops?

Utmaningar med hybrida workshops

När vi väljer att designa utifrån deltagare som inte är fysiskt närvarande i rummet innebär det att alla som deltar fysiskt i mötesrummet behöver ha varsin dator framför sig. Det kan innebära risk för:

  • Distraktion från email och notifikationer. Kognitiv distraktion ska inte underskattas. Studier visar att det tar 23 minuter att återfå fokus efter att man blivit distraherad. 
  • Att närvarokänslan i det fysiska rummet blir sämre. Om alla tittar in i sina skärmar för att inkludera de som befinner sig på distans förlorar vi ögonkontakten IRL.
  • Att arbetet och interaktionen blir mindre flexibelt, och tröskeln att utnyttja rummet blir högre när vi är bundna till våra datorer. 

Hur får vi in fördelarna från fysiska workshops i de hybrida?

– Workshops är ett 'djupare' arbetssätt, där vi både vill inkludera deltagare på distans på bästa sätt och samtidigt skapa hög närvaro utan distraktion för dem i den fysiska workshop-lokalen, säger Beata Wickbom.

Det finns flera fördelar med workshops där vi möts fysiskt. Deltagarna har möjlighet att nyttja hela rummet, vara mer närvarande i gruppen, det är lättare att visualisera och illustrera, man kan kommunicera med kroppsspråk och mimik, jobba med rollspel och tröskeln för att säga något spontant är lägre. De här sakerna kan vara svårare att skapa på distans och vi behöver arbeta på nya sätt.

Så hur kan vi använda alla dessa fördelar och samtidigt inkludera deltagare som inte är på plats i rummet? Den frågan ställde vi oss, och har testat en hybridworkshop.

Att prototypa nya mötesformat är inte helt smärtfritt, men kan också generera skratt. Här träffas Sidas innovationslabb under nya former.

Nya format kräver tydliga instruktioner. Så här testade Antrop och Sida Lab att ersätta datorer med mobiler i en hybrid workshop.

Ett hybridmöte i verkligheten

Så fort restriktionerna släppte började Antrop tillsammans med vår kund Sida att utforska och optimera hybrida workshops. Vi ville testa hypotesen att vi blir mer kreativa om vi inte blir sittande vid våra datorskärmar. Vi lät därför de deltagare som var med fysiskt i samma rum att använda sina mobiltelefoner som individuella kameror. De hade innan workshopen fått instruktioner om att ladda ner en app till sin mobiltelefon, gå in i mötet via telefonen, sätta mikrofonen på "mute" och dra ner volymen. Mobiltelefonen monterades på ett stativ för att kameran skulle hamna i ögonhöjd.

– Förhoppningen var att kunna inkludera deltagarna som var på distans och samtidigt vara närvarande i rummet, säger Maria Klint.

Feedback från deltagarna 

De som deltog i rummet sa bland annat, "Det var väldigt värdefullt att kunna plocka bort datorn.", "Struligt att hantera ännu en enhet (mobilen) i mötet." och "Mobilerna gör det enklare att visa hur det ser ut bakom kulisserna för kollegorna på distans.” "Det var ovärderligt att få ögonkontakt, kroppsspråk och energi från deltagarna IRL. "

Distansdeltagarna gav feedback som "Upplägget var väldigt inkluderande och skickligt utfört, men jag kände mig ändå utanför.", "Jag tror inte att hybridupplevelsen kan bli mycket bättre än såhär."

Vad vi kom fram till

  • Att använda mobiltelefonen istället för dator har definitivt fördelar, men vi behöver träna på det nya formatet för att få ut det mesta av det.
  • Mötesledaren får en nyckelroll när vi utforskar nya sätt att arbeta.
  • En förbättrad upplevelse för de som deltar digitalt verkar ofta bli på bekostnad av upplevelsen för de som deltar i rummet, och vice versa.
  • Ju härligare vi har det i rummet, ju mer exkluderade känner sig de på distans. Samtidigt som mervärdet av att träffas IRL uteblir om vi först och främst har ett digitalt möte där några sitter tillsammans.  

Fortsätt testa (och dela gärna med dig av hur det går)

Vad mer behöver vi testa för att skapa kreativa hybrida workshops? Här är några förslag på vad vill utforska framåt. Om du hinner före skulle vi bli väldigt glada om du delar dina lärdomar med oss.

Test 1: Öka inflytande och närvaro från distansdeltagarna

Hur påverkas möjligheten till inflytande för de som inte är på plats fysiskt om distansdeltagare finns med i större format på en skärm/projektor när vi går runt i rummet och jobbar? Blir det lättare att inkludera deras idéer och förslag om vi till exempel delar en digital whiteboard där de skissar live?

Test 2: Kreativa verktyg hemma

Hur kan distansdeltagarna också ha förutsättningar för att jobba kreativt? Kan man testa att skicka ut kreativa kit innan workshopen? Hur värdefullt är det om deltagarna på distans får tillgång till en digital whiteboard som är en kopia av övningarna som deltagarna i det fysiska rummet arbetar med?

Test 3: Remote buddy / Hybridpar

Hur blir det om en deltagare i rummet kan ha ansvar för att inkludera en person på distans genom att ta med hen och visa runt via mobilen. Kanske på ett golvstativ?

Test 4: Fysiska avatarer i rummet

Hur kan fysiska avatarer i helfigur, med foto på deltagarna som är med på distans, bidra till att de upplevs mer närvarande i rummet?

Fortsätt gärna diskussionen med oss!

Maria Klint är facilitator och tjänstedesigner på Antrop. Som facilitator får hon energi av den omedelbara feedbacken i kroppsspråk, reaktioner och ögonkontakt. Maria har faciliterat globala digitala workshops och är även utbildad inom att leda distansteam.

Lägg till Maria Klint på LinkedIn

Beata Wickbom har i över 20 år har hjälpt traditionella företag och organisationer att förstå digitala möjligheter. Hennes specialområden är innovation, AI och förändringsledning.

Lägg till Beata Wickbom på LinkedIn