Så leder du meningsfulla workshops på distans

På Antrop har vi sedan länge använt oss av möten på distans som ett arbetsverktyg. Den självklara fördelen, i tider som dessa, är så klart möjligheten att arbeta tillsammans trots att man befinner sig på olika platser och inte kan ha fysiska möten. Ytterligare en fördel är att vi slipper långväga resor, vilket sparar både pengar, tid och koldioxidutsläpp.

Maria Klint

är tjänstedesigner på Antrop och arbetar just nu med att bygga innovationslabb på en stor svensk myndighet, och med LOOP – ett nordiskt partnerskap för cirkulär ekonomi. I sina uppdrag faciliterar hon workshops på distans. Maria har även gått The Hows kurs Leading and Building Remote Teams.

Tänk på det här när du förbereder din workshop 

Du kanske har faciliterat mängder av traditionella workshops tidigare. Ta ändå höjd för att ett helt digitalt möte kräver mycket förberedelse och viss modifiering för att bli värdefullt. 

• Kontrollera tekniken och välj digitalt verktyg efter de behov du har för din workshop. Gör en testkörning innan det är skarpt läge.
• Var selektiv med vilka som ska vara med på workshoppen. Du vill ha engagerade deltagare, ingen som sitter och mailar i ett annat browserfönster under mötet.
• Låt deltagarna genomföra förberedande uppgifter innan ni startar mötet genom att till exempel skriva svar på en fråga på en digital whiteboard.
• Dela upp en längre workshop för att behålla engagemanget. Kanske två tillfällen med en dag emellan för reflektion? Eller korta ner den gemensamma tiden och låt mer arbete ske individuellt för att sedan mötas igen och gå igenom vad ni arbetat fram.
• Tänk på att om någon deltagare befinner sig på distans så gör faktiskt alla det. Försök se mötet och upplägget ur distansdeltagarens perspektiv. 

Här finns förslag på digitala verktyg för möten och samskapande på distans.

Tänk på det här under din workshop

Vid digitala möten finns möjligheten att spara materialet digitalt direkt - i chattverktyg, genom att spela in mötet, i keynotes och anteckningar bland annat. Och tänk bara vad härligt att inte behöva digitalisera 500 post-its efteråt! Här är några saker som ytterligare stärker din digitala workshop.

• Kräv att alla deltagare har video på. Det skapar närvaro och underlättar för dig som mötesledare att få återkoppling och feedback.
• Var snäll mot dig själv som mötesledare och be om respons när du behöver den. Det kan vara påfrestande att leda en workshop på distans med tanke på att du missar delar av den sociala interaktionen och direkta bekräftelsen som sker i ett fysiskt möte. 
• Presentera möjligheter till interaktivitet. Tipsa deltagarna om att skicka en digital tumme upp, ge ett glatt tillrop i chatten, vinka till i kameran etcetera …
• Tänk också på att en person som aktivt lyssnar inte automatiskt ler eller nickar. Det betyder inte att hen är ointresserad. 
• Överdriv gärna ditt eget kroppsspråk för tydligare effekt.
• Använd flera skärmar så att du hela tiden kan ha deltagarnas videofönster synliga, även när du presenterar något på din egen skärm.

Att leda workshop online är något helt annat än fysiska möten. Som facilitator får jag energi av den omedelbara feedbacken i kroppsspråk, reaktioner och ögonkontakt. Detta uteblir lätt i en online-session och kan bli tungt om man inte ser till att få den återkopplingen på annat sätt.

Maria Klint, workshop-ninja och tjänstedesigner, Antrop

Aktivera deltagarna under workshoppen

Att delta i ett digitalt möte kräver engagemang från deltagarna. Det kan vara lätt att tappa fokus när annat pockar på uppmärksamhet. Men det finns flera saker du som mötesledare kan göra för att skapa interaktivitet.

• Ta hjälp av deltagarna och se till att aktivera dem samtidigt. Du kan låta någon hålla tiden, en annan ta anteckningar, en tredje hålla koll på chatten och en fjärde vara teknikansvarig.
• Som mötesledare kan du också dela upp deltagarna i mindre grupper under delar av mötet. Skicka med dem en uppgift att lösa eller en fråga att diskutera, för att öka engagemanget och interaktionen. 
• Ska du göra något som tar lite tid, kanske byta applikation eller förbereda ett nytt steg i workshoppen? Skicka iväg deltagarna på en kafferast och be dem återkomma om 5 minuter. De får en paus och du slipper stress.
• När du ska avsluta workshoppen - be gärna mötesdeltagarna om feedback, exempelvis genom att svara på några korta frågor i samband med att de loggar ut ur mötet.

Gör så här efter workshoppen

Workshoppen är avklarad, alla deltagare har checkat ut och du som mötesledare kan pusta ut en stund. Sen är det dags för de sista stegen:

• Läs igenom den feedback du har fått från mötesdeltagarna och se över om det är något du vill svara på direkt.
• Dela med dig av presentationsmaterial, eventuell inspelning av mötet och de gemensamma material ni har arbetat fram.
• Skicka med en reflektion över hur mötet gick, några höjdpunkter och vilket som är nästa steg.
• Utvärdera hur mötet fungerade för dig som mötesledare. Hur kände du och varför? Vad kan du göra för att det ska gå bättre nästa gång?