Uppsala kommun - en webb som möter invånarnas behov

Uppsala kommun – en webb som möter invånarnas behov

Hos Uppsala kommun fanns en stark vilja att skapa mer värde för invånarna och effektivisera arbetssättet. Arbetet med webben präglades av en beställarkultur där olika verksamheter skickade in krav utifrån verksamheternas behov, men ofta med avsaknad av perspektiv utifrån målgruppens behov. Det här ledde till en splittrad webb, med många webbplatser och sidor och där det var svårt att hitta information eller göra sitt ärende. Kommunen tog in Antrop för att hjälpa till med nya sätt att arbeta. Genom att introducera och utbilda inom tjänstedesign hjälpte vi kommunen att börja arbeta tvärfunktionellt i team över avdelnings- och verksamhetsgränser och utifrån användarnas behov. Pilotprojektet “Underlätta för dig som vill söka vuxenutbildning” blev startskottet för förändringen.

Kund: Uppsala kommun
Vi arbetade med: Tjänstedesign, Förändringsledning

Att lära genom att göra

Det bästa sättet att implementera och lära sig ett nytt arbetssätt är att kombinera teori med att verkligen göra något i praktiken. Kommunen valde ut ett projekt där vi skulle jobba på ett nytt och användarcentrerat sätt. Det utvalda projektet handlade om att underlätta för den som vill söka till vuxenutbildningar på webben. I ett tvärfunktionellt team jobbade vi hela vägen från insikt till färdig lösning. Antrop ledde arbetet och såg till att nya metoder fick fäste i praktiken med hjälp av bland annat förankringsarbete och utbildningar i tjänstedesign Arbetet genomfördes i tre tydliga faser: Identifiera och förstå behoven, Idé och koncept och Genomförande.

Fas 1: Identifiera och förstå behoven

Den största utmaningen med yrkesutbildningarna var de många avhoppen. När teamet fördjupade oss i orsakerna blev det tydligt att det främst handlade om två stora hinder: att välja rätt utbildning och att förstå förutsättningarna. Många i målgruppen behövde mer stöd för att kunna välja en yrkesutbildning och ett framtida jobb som passar dem på lång sikt. Ofta saknades en tydlig bild av vad en utbildning och ett yrke faktiskt innebär. Dessutom saknades förståelse för de praktiska förutsättningarna: Hur mycket tid kräver studierna? Hur ser balansen ut mellan lärarledd undervisning och självstudier? Vilket stöd finns att få, exempelvis barnomsorg, studiestöd eller hjälpmedel för den som har dyslexi eller andra behov? Det blev tydligt att en ny digital lösning måste hjälpa människor att både göra informerade val och förstå vad som krävs för att lyckas med sina studier.

Fas 2: Idé och koncept

Med målet i sikte var nästa steg att omvandla insikter till konkreta idéer med hjälp av idégenereringsworkshops och omvärldsspaningar. Efter att ha prioriterat idéerna mot målet och användarnas behov byggdes en interaktiv prototyp upp som sedan testades på målgruppen. Teammedlemmarna coachades i upplägg av tester, i utförande och att analys av resultat. Arbetet resulterade i förslag på en ny webbstruktur, en sammanslagning av webbplatser, en ny tonalitet och ett tydligare fokus i kommunikationen.

Fas 3: Genomförande

Den sista fasen handlade om att förverkliga idéerna. Här blev fokus på designlösignlösningar och samordning av den den tekniska utvecklingen. En film togs fram som på ett enkelt och pedagogiskt sätt förklarar olika studieformer – ett viktigt stöd för många som står inför stora beslut. Ett förslag på förvaltningsstruktur togs fram för att säkerställa att det nya innehållet och strukturen fortsätter att hålla hög kvalitet över tid.

En genomgående viktig förutsättning i alla faser var att säkersställat att teamets olika kompetenser samarbetade effektivt, förankringsarbete och förberedelser till styrgruppsmöten och genomförande av strygruppsmöten.

Ett foto på Helena - rektor för vuxenutbildning Uppsala kommun

“Jag vill hylla metoden och arbetssättet! Med en tydlig ledning har jag hela tiden känt mig i trygga händer trots att det var ett för mig nytt arbetssätt. Det har varit proffsigt och skönt att kunna slappna av och ‘åka med’. Det har varit otroligt roligt och givande!” – Helena Ramqvist, rektor vuxenutbildning

En bild från Uppsala kommuns hemsida - Komvux

Ett resultat som lever vidare

Lanseringen i januari 2025 blev lyckad. Den nya lösningen gör det enklare för invånarna att förstå och ta nästa steg mot vuxenutbildning, tack vare tydligare innehåll, en ny struktur och ett språk som möter målgruppen där de befinner sig.

Men kanske viktigast av allt: projektet blev en lyckad start på en större förändring. Idag arbetar hela webbenheten tvärfunktionellt och användarcentrerat.