Så här lyckas du med din nästa designworkshop

Att planera och genomföra en workshop är ofta mer krävande än man först kan tro. För att din nästa workshop ska bli så bra som möjligt är det viktigt att den leds på ett strukturerat sätt och att resultatet dokumenteras för uppföljning.

Workshops skapar gemensam förståelse

En designworkshop är ett faciliterat möte där en grupp människor samlas för att ta sig an ett problem och hitta nya lösningar. Under workshopen skapas en gemensam förståelse för den utmaning ni står inför. Det är också roligt, bygger gemenskap, leder till att deltagarna känner ett ägandeskap och det bryter silos.

Varför designsworkshops? 

Syftet med att hålla en designworkshop kan variera, de vanligaste anledningarna brukar vara:

1. För att skapa en gemensam förståelse: Genom att delta i en designworkshop får alla möjlighet att förstå utmaningen, vilket ökar deltagarnas engagemang i processen att hitta en lösning.
2. För att generera idéer och lösningar: Workshops skapar utrymme för att få fram olika perspektiv. Det är en bra metod för att generera många olika idéer och lösningar på ett problem.
3. För att utveckla en prototyp eller en plan: En designworkshop kan användas för att snabbt prototypa en lösning eller skapa en plan för hur en den ska genomföras.
4. För att stärka teamet: En workshop ger alla deltagare möjlighet att bidra med sina idéer och perspektiv vilket ökar relationsdjupet med varandra.
5. För att besluta om en riktning: En workshop kan hjälpa gruppen att fatta beslut och säkerställa att alla deltagare är överens om dem.

Tips för en lyckad workshop

En designworkshop kan se ut på en mängd olika sätt, men för att lyckas få deltagarna att tänka i nya banor och komma vidare tillsammans finns det några viktiga saker att tänka på.

Före workshopen

Bjud in rätt deltagare – Se till att bjuda in relevanta personer som kan bidra med olika perspektiv och kompetens inom projektet. Det är också viktigt att de känner ett engagemang i frågan. Även rätt antal är viktigt, det får inte vara för få men inte heller för många, 5-8 personer brukar vara ett lagom antal.

Ha stenkoll på mål och syfte – Sätt upp tydliga mål och förväntningar för workshopen. Varför behövs workshopen? Vad hoppas du att deltagarna ska få ut av den? Var tydlig med detta från början så att alla vet vad som förväntas av dem.

Digital, hybrid eller en workshop på plats? – Oavsett vilken typ av workshop du håller så gäller det att förbereda sig väl. Om du väljer en workshop på plats behöver du tänka på hur rummet ser ut, hur möblerna är placerade och till och med vilken typ av musik du tänker spela i bakgrunden. Om du väljer en hybrida eller digital workshop gäller det att ha koll på teknik samt välja en samarbetsyta som passar ert behov. Gör också en testkörning i skarpt läge för att vara säker på att allt funkar. Tänk på att det är detaljerna som gör skillnaden!

Under workshopen

Checka in – En incheckning är ett bra sätt att börja ett möte eller en workshop där alla får möjlighet att säga något kring vad de tänker och känner. En i taget utan att bli avbruten eller ifrågasatt. Övningen ger er möjlighet att lära känna varandra och få kolla på varandras nuläge. Det kanske låter enkelt, men för att lösa riktigt svåra utmaningar tillsammans behöver vi skapa en större tillit och öka relationsdjupet med varandra. Läs våra tips på incheckningar som gör dig mer innovativ eller få tips på 50 incheckningsfrågor som ökar relationsdjupet.

Led workshopen strukturerat – För att workshopen ska bli så bra som möjligt är det viktigt att ha en tydlig struktur. Här följer några tips för att lyckas.

1. Tid: Gör ett tidsschema där du har uppskattat tiden för de olika aktiviteterna, samt se till att ha en tidsbuffert då korrekt tidsestimering är en konst! 
2. Dela agendan och sätt förväntningar: Dela överenskommet syfte och mål så att deltagarnas diskussioner hjälper er att uppnå det gemensamma målet. Gå också igenom dagens agenda för att deltagarna ska ha övergripande koll på övningar, spelregler och pauser. 
3. Dela upp workshopen: Använd olika verktyg och metoder för att hjälpa deltagarna att fokusera på uppgiften. Ostrukturerade diskussioner är det som gör konventionella möten hopplösa, då det gynnar de mest högljudda eller mest seniora personerna i rummet. Därför gäller det att skapa en struktur som styr bort från detta. I praktiken kan det, lite förenklat, innebära att du börjar med att diskutera utmaningen och först efter att den fasen är avslutad diskuterar möjliga lösningar. 
4. Vägled: Som facilitator är det ditt jobb att leda diskussionen framåt utan att delta i den. Du ska säkerställa att alla håller sig till ämnet, samtidigt som du vill ha ett öppet sinne för oförutsedda vändningar eftersom de kan visa sig vara värdefulla. Ett konkret sätt att göra detta på är att skapa en “parkeringsplats” för saker som tenderar att inte höra till ämnet. Försök att återbesöka den i slutet av workshopen för att se om något trots allt var relevant för ert syfte och mål. 
5. Jobba ensam och tillsammans: Varva övningar där man arbetar tillsammans och där man arbetar ensam. Genom att planera för övningar där man arbetar på egen hand skapar man utrymme för alla deltagare att få en chans att komma till tals samtidigt som man styr bort från grupptänkande.
6. Visualisera diskussioner: Uppmuntra deltagarna att vara aktiva i dokumentationen av workshopen. Förvänta dig inte att dina deltagare kommer ihåg allt eftersom den mänskliga förmågan att ta in ny information är begränsad. Därför behöver ni visualisera alla konversationer på ett strukturerat sätt. Ett enkelt sätt att göra det är att du eller deltagarna själva får skriva upp all information på post-it-lappar eller i ett online verktyg såsom Miro. Detta minskar risken för feltolkningar och låter deltagarna fokusera på nästa uppgift istället för att försöka hålla allt som redan sagts i huvudet.

Försök att inte göra för mycket – Workshops tenderar ofta att ta längre tid än vad du har tänkt. Försök därför inte att få plats med för många övningar eller moment.

Energizers! – Energizers är korta aktiviteter som används under en workshop för att hjälpa deltagarna att fokusera och återfå energi. Ska du köra en längre workshop kan det därför vara en god idé att bryta av med en energizer för att hjälpa deltagarna att koppla av och ladda om inför nästa del så att det kan fortsätta att delta aktivt i workshopen.

Summera och checka ut – Avrunda din workshop med en snabb genomgång. Vad har ni kommit fram till, vem ansvarar för vad och vilka återstående frågor finns? Säkerställ att alla deltagare har samma bild av vad ni har kommit fram till och att alla förstår vad som händer härnäst. Se även till att lämna utrymme för feedback på workshopen så att den kan bli ännu bättre nästa gång!

Efter workshopen

Städa och dela – Oavsett om workshopen var digital eller fysisk behöver du nu lägga lite tid på att städa upp ditt material. Gör en sammanfattning av de största insikterna och skicka ut till deltagarna. Lägg gärna till foton från workshopen, det lyfter ditt material!

Vi kan hjälpa dig!

Förhoppningsvis kommer den här artikeln att hjälpa dig att planera och genomföra din egen workshop. Behöver du trots det hjälp med hur du bäst håller workshops, så väl fysiska, digitala som hybrida, kontakta oss så hjälper vi dig vidare!