Börja året med en plan för retros

Att ta sig tid för reflektion är väl etablerat som ett sätt att växa och utvecklas som person, team eller organisation, men det kan vara svårt att frigöra tid för att stanna upp en stund. Ofta skyndas det istället vidare mot nästa sprint, utmaning eller projekt så snart något är avslutat och möjligheten för ett retro där processen är färsk i minnet rinner ut i sanden. Här kommer därför våra 6 bästa tips för att hjälpa dig komma igång med att reflektera mera under 2022!

Men först; vad är ett retro?

Ett retro, eller retrospektiv, är ett möte där hela teamet samlas för att se tillbaka på en tidigare sprint, projektfas, projekt eller samarbete. Syftet med ett retro är att reflektera tillsammans, fånga upp tankar från de olika deltagarna och därigenom lyfta behov och kunna göra förändringar, men också att motivera gruppen och fira framgångar. Retros följer därför ofta en struktur som lyfter både positiva och negativa aspekter genom olika typer av reflektionsövningar, och avslutas genom att bestämma actions utifrån det som kommit upp.

Nu till våra 6 tips som kan ta dig till nya höjder under 2022:

 

1. Planera in retros tidigt

Börja med att se retros som en del av din process. Ett sätt att skapa tid för retros är att bestämma tidigt i projektet när det passar bra med retros och boka in i kalendern. I längre projekt kan det vara bra att boka in retros i slutet av de olika projektfaserna, för att kunna utveckla processen längs vägen och hålla teamets motivation uppe. Att boka in ett retro när ett projekt är avslutat gör att teamet får tid att se tillbaka på vad som åstadkommits tillsammans och även ge input på vad som skulle kunna gjorts annorlunda nästa gång. Det är en bra början att skapa en vana att boka in ett retro i slutet av varje projekt.

2. Utse en ansvarig

Den som leder projektet eller teamet är vanligtvis också den som bokar in och leder projektets retros. Det viktigaste är egentligen inte vem som ansvarar, utan att någon gör det, men det kan vara bra att denne person har mandat att ta teamets reflektioner vidare i organisationen om det behövs.

3. Använd verktyg för struktur och inspiration

Det finns många olika verktyg och reflektionsövningar att använda sig av när det kommer till retros som passar både för digitala, hybrida och fysiska möten. Exempelvis finns det i både Miro och Mural färdiga mallar som du kan använda och anpassa efter dina behov. Det finns även verktyg som är specifikt utformade för retros, som Metro Retro, RemoteRetro, Retro Tool och EasyRetro. Välj det verktyg som är lättast för din organisation att använda och som gör processen så smidig som möjligt. Om du inte vill använda dig av digitala verktyg kan du ändå använda dessa till att få inspiration till övningar och upplägg. 

Ett tips för att värma upp teamet och skapa bra förutsättningar för ett öppet klimat i ditt retro är att checka in innan ni börjar - vi har samlat Antrops bästa tips på incheckningar i en här artikeln du kan läsa här.

4. Börja enkelt

Om retros är något helt nytt för dig, ditt team eller din organisation kan det vara bra att börja med ett enkelt upplägg. Ett exempel är formatet: “Börja med, Sluta med, Fortsätta med” som kan användas i ett retro under ett löpande projekt. Nästa retro kan ni sen testa en ny övning, t.ex.”Luftballongsreflektion” där teamet får tänka på vad som rör dem framåt, vad som håller dem tillbaka, vilka positiva utsikter de kan se och möjliga problem som ligger framför dem. Som avslut på båda dessa övningar kan ni göra en klustring och sedan omröstning för att se vad som bör ageras på. 

Pernilla Dahle har skrivit texten om retros. Hon är tjänstedesigner på Antrop och arbetar löpande med retros som ett verktyg för bättre samarbeten och resultat.

Pernilla Dahle, Designer

Pernilla Dahle, Designer

5. Time-boxa för ett effektivt retro

Oavsett vilka övningar du väljer till ditt retro är det viktigt att alla i teamet får komma till tals känner att de får dela sina reflektioner. Därför är det bra att ha en tydlig agenda där du time-boxar de olika övningarna och lägger in tid för delning. Eftersom retrot ofta har en struktur där övningarna täcker olika nyanser av projektet och avslutas med actions är det även viktigt att hela planen för retrot hinns med. Försök att facilitera retrot på ett sätt så att alla känner sig lyssnade på, men undvik att fastna i långa diskussioner. Om det är något som behöver vädras extra kan det vara en action för senare, så att inte detta tar upp hela tiden som är planerat för retrot. 

6. Ta action

En vanlig utmaning när det kommer till retros är att reflektionerna stannar i rummet. För att retros ska kännas som något värdefullt för teamet och för organisationen är det viktigt att de actions som kommer fram i retrot följs upp och ageras på. I fallet när ett projekt avslutas kan det vara värdefullt att återkoppla resultatet av en specifik action till teamet även om inte samma konstellation arbetar tillsammans i nästa projekt.



Nu har du en bra grund för retros som kan hjälpa dig, ditt team och din organisation att utvecklas! Oavsett när du känner att retros passar bäst i din process så är det viktigaste, som vanligt, att det blir av. Börja året med att boka in ett möte med ditt team och testa någon övning från verktygen som vi tipsat om och reflektera kring förra året, det senaste kvartalet eller ert senaste projekt. Glöm inte att se tillbaka också kan vara ett sätt att blicka framåt med nya ögon!

Lycka till!

Tillit och snällhetskultur har format oss på Antrop

På Antrop beskriver vi oss som en snäll arbetsplats byggd på välvilja till våra medmänniskor. Ärlighet, hjälpsamhet, tillit och respekt är viktigt i vår snällhetskultur. Men också att vi ställer höga krav på varandras insats. Det är snällt att hjälpa varandra nå högt uppsatta mål och att bli bättre genom feedback.

Som Antropare ska man kunna vara sitt bästa jag på jobbet. Det är mycket mer än att vara i framkant inom sitt expertisområde. Det handlar också om personlig utveckling. Att förstå sig själv och sitt samspel med andra. Att våga vara sig själv.