1. Tänk på det här inför din distansworkshop
Du har kanske faciliterat mängder av workshops. Ta ändå höjd för att en helt digital version kräver mycket förberedelse och viss modifiering. Tänk på att om någon deltagare befinner sig på distans så gör faktiskt alla det. Försök se mötet ur distansdeltagarens perspektiv.
Välj digitalt verktyg baserat på vad workshopen innehåller. Det finns en mängd verktyg att välja på. Videokonferenssystemet Zoom är populärt och något även vi använder på Antrop. Mural och Miro är verktyg för samskapande med post its och digital whiteboard som fungerar bra i just workshops. Se till att testköra ditt verktyg innan det är skarpt läge.
2. Din roll som facilitator
Var snäll mot dig själv som mötesledare och be om respons när du behöver den. Det kan vara påfrestande att leda en workshop på distans med tanke på att du missar delar av den sociala interaktionen och direkta bekräftelsen som sker i ett fysiskt möte.
Uppmana alla deltagare att ha video på. Det gör väldigt mycket för känslan av närvaro. Överdriv gärna ditt eget kroppsspråk för tydligare effekt, och kom ihåg att en person som aktivt lyssnar inte alltid ler eller nickar. Det betyder inte att hen är ointresserad.
Ha inte för långa pass och lägg gärna in en fysisk kaffepaus för deltagarna, kanske i samband med att du behöver förbereda ett nytt moment i workshopen.
3. Så får du engagerade deltagare
Sätt en tydlig agenda som du delar med alla och guida deltagarna handfast genom mötet. Var selektiv med vilka som ska delta. Är det relevant att just den personen är med? Du vill ha engagerade deltagare, inte någon som sitter och mailar i ett annat browserfönster. Presentera möjligheter till interaktivitet, som att skicka en digital tumme upp eller ge ett glatt tillrop i chatten. Aktivera deltagarna genom att dela ut uppgifter som att: hålla tiden, ta anteckningar eller ha koll på chatten.
4. Lägg till gruppdiskussioner
Dela upp deltagarna i mindre grupper under delar av mötet och skicka med dem en uppgift att lösa eller en fråga att diskutera. Zoom har en inbyggd funktion för detta. Samla sedan ihop alla och gå igenom vad ni kommit fram till.
5. Gör så här efter workshopen
Workshoppen är avklarad, alla deltagare har checkat ut och du som mötesledare kan pusta ut. Sen är det dags för de sista stegen. Dela med dig av presentationsmaterial, eventuell inspelning och det gemensamma material ni har arbetat fram. Skicka med en reflektion över hur mötet gick, några höjdpunkter och vilket som är ert nästa steg. Om du har bett om feedback, sammanställ den och återkoppla gärna.
